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マイナちゃん2016年(平成28年)1月より「税」、そして「雇用保険」の各種届出の際に個人番号、いわゆる「マイナンバー」の利用がいよいよスタートします(健康保険や厚生年金などの社会保険においてのマイナンバー利用は2016年(平成29年)1月より始まる予定です)。年明けて退職する方の雇用保険資格喪失手続きや、年末調整による源泉徴収票発行など、場合によってはすぐに利用する場面に直面することでしょう。2015年10月から各個人へ市区町村よりマイナンバーが記載された「通知カード」が配布されるわけですが、その短い期間内でマイナンバーを取得しなければなりません。さて、本人やそのご家族の方等からマイナンバーを取得する際、どんなことに注意すればよいのか、その他の注意点も含めてこのページで紹介します。

ポイント

 

本人からだけではないマイナンバーの取得

マイナンバーの収集対象は、会社内で働く人だけ、ではありません。そのご家族の方の番号も収集する必要があります。例えば健康保険の分野で「健康保険被扶養者(異動)届」を提出する際には、今後新しい様式に変更され、配偶者やお子様のマイナンバーを記載する欄が追加されます。また、顧問を依頼している税理士や社労士などが個人事務所の場合は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」で、賃貸テナントや借りている駐車場の所有者が個人の場合は「不動産の使用料等の支払調書」で、それぞれマイナンバーの記載が必要になりますので、その方のマイナンバーを取得する必要があります。

 

サービスカウンターで申し込みをする女性客個人番号の取得方法


早ければ10月後半、遅くとも12月の中旬ころには一部例外を除いて大半の人が「通知カード」を受け取り、自分のマイナンバーを確認できる状態になるはずです。
さて、会社はどのようにマイナンバーを取得すればよいのでしょうか?

~本人確認の措置~

本人確認手続きは省令等で規定された本人確認書類による確認をもって行うこととされており、具体的には「番号確認」「身元(実存)確認」が必要になります。

マイナンバー_本人確認

人事部や総務部などの社員で会社で指名したマイナンバーの担当者(「事務取扱担当者」といいます。)が本人が持参し、提示した「通知カード」と「運転免許証」などで「番号確認」と「身元確認」を行うことになります。その際、他人にマイナンバーが見られないようにするなどの配慮が必要です。なお、本人確認の手続きは、原則としてマイナンバーの提供を受ける都度行わなければなりません(毎年提出する「扶養控除等申告書」など)。

ポイント

 

従業員の家族の番号はどうやって取得するの?

従業員の配偶者やお子様のマイナンバーを確認する際、都度会社に足を運んでもらい本人確認をするのは現実的ではありません。この場合は、従業員本人が個人番号関係事務実施者(法令や条例に基づき、個人番号利用事務実施者にマイナンバーを記載した書面の提出などを行う者のこと)となり、配偶者やお子様の本人確認手続きをすることになります。

ポイント

 

派遣従業員も番号を取得するの?

派遣従業員の税務関係手続や社会保険・雇用保険の手続きは派遣元の会社がすることになりますので、不要となります。

 

~利用目的等を伝える~

マイナンバーは「税」「社会保障」「災害対策分野」における事務において「必要な限度」での利用とされており、目的外の利用は法令で禁止されています。よって、会社の「労働者番号」に利用したりすることはできません。源泉徴収票の発行や、雇用保険の資格喪失・氏名変更時などあらかじめ想定される場面を書面等にして利用目的を明確に示しましょう。また、マイナンバーを取扱う者(事務取扱担当者)を限定していること、法に規定する場合を除き他人にマイナンバーを提供しないこと、会社として安全管理措置を適正に施していること等漏えいや毀損、紛失の恐れがないことも伝えましょう。

マイナンバー_本人確認のイメージ

ポイント

 

マイナンバーを提供してくれない場合は…

まずは社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めましょう。マイナンバーの記載がない書類は氏名がない書類と同じ、という考え方で構いません。それでも提供を受けられないときは、提供を求めた日時や回数、拒否する理由等の記録を残し、記録を元に書類の提出先の機関に相談、その後は機関の指示に従いましょう。

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